アメリカ大手金融サービス会社

増加する郵便文書の処理に高速スキャナーImageTracを採用。高品質なイメージング技術とデータの自動処理システムにより大幅なコスト削減に貢献

会社概要

世界有数の金融サービス会社のひとつで、全世界で2300億ドル以上の資産を管理しています。本拠地とする米国を中心に世界の主な市場でクレジットカードの発行をはじめ、トラベラーズチェックや旅行代理業とする旅行事業を行っています。その他にも、法人向け銀行事業、保険業、投資信託、プライベートバンク等さまざまな事業を手がけています。

課題

金融アドバイザリー業務グループは、絶えず増加する文書と金融市場における過酷な競争に直面し、事務処理改善のためデジタルメール室を立ち上げることを決めました。デジタルメール室は届いた書類の現物をそれぞれの部署に配達するのではなく、データ化して配信するシステムです。

メール室の立ち上げに伴い、紙文書の事務処理を徹底的に整備することと、毎日午後1時までにスキャンした顧客申請データをそれらを処理する部署へ送ることを目標に掲げました。

これまで一部の書類は、委託業者によってスキャンされデータ処理されていましたが、手書き文書の識別、区分け、スキャンなどは手作業で行われ、大変に時間がかかっていました。また、残りの書類は社内で手作業で処理していたため、情報共有にコストだけでなく時間もかかっていました。毎日お客様から送付されてくる書類は21万通にもなり、700を超える種類のフォームも作業負担の原因となっていました。そのうえ、小切手のような手書きの文書や迅速に処理しなければならない財務データを正確かつ完璧にスキャンしデータ化するという大きな課題もありました。

ソリューション

デジタルメール室の立ち上げにあたり、アウトソーシングを利用するのをやめ、グループ内で大量文書を分類しイメージ化するため汎用高速スキャナーを導入することにしました。

汎用高速スキャナーImageTracは、サイズが違う文書を大量にスキャンできるので、スキャニング前に行っていた書類の区分け作業の必要がなくなりました。また、スキャンしたデータを包括的に自動処理できるメールシステムのおかげで、生産性はアップし、データの精度およびスループットも向上しました。

ImageTracを採用した要因は、以下のとおりです。

• 大量の文書が高速で処理できる
• 多種多様な文書を混在で処理できる
• スキャンしながら識別や分類が可能である
• イメージ画像の精度が優れている
• スキャニングエラーが少ない

導入効果

現在1分間に190枚の処理スピードで、約3000通の顧客郵送書類を1時間でスキャニング処理しています。これは1分間に25枚程度しかスキャンできなかった以前の読み取り速度と比較すると、大幅な改善となっています。

また、大量の文書を少ない人数で処理できるようになったことも非常に大きな改善です。外部への委託費用だけでなく、事務処理の人員を95人から45人に削減したことで、およそ150万ドルにもなる人件費をカットすることができました。

手作業での処理が減り、エラーが劇的に少なくなった上、イメージ画像の精度が向上したことで、グループの各部門へ情報を迅速に提供できるようになりました。デジタルメール室の導入により、大幅なコスト削減と、データ精度の向上を実現しました。